Ainda tem gente no escritório digitando nota fiscal? Cada nota digitada é tempo gasto e uma chance de erro. A importação de notas fiscais resolve as duas coisas de uma vez. Este artigo faz parte do guia Rotina fiscal do escritório contábil: guia completo para apurar impostos com menos retrabalho.
O que é a importação de notas fiscais
É trazer as notas para o sistema do escritório a partir dos arquivos eletrônicos, como o XML, ou buscando os documentos direto nos ambientes da SEFAZ com o certificado digital do cliente. Em vez de alguém redigitar valores, CFOP e impostos, o sistema lê o que já está no documento.
Vantagens da importação de notas fiscais
- Tempo: o que levava horas de digitação passa a levar minutos.
- Precisão: os dados vêm do próprio documento fiscal.
- Completude: buscar na SEFAZ ajuda a encontrar notas que o cliente esqueceu de enviar.
- Rastreabilidade: cada lançamento tem o documento de origem.
Como organizar a importação de notas fiscais
Certificados digitais em dia
A busca automática depende de certificados válidos. Controle as datas de vencimento de cada cliente.
Rotina de importação
Defina com que frequência as notas são importadas: diariamente, semanalmente ou no fechamento.
Conferência por exceção
Com a importação, a equipe deixa de digitar e passa a conferir o que chama atenção: CFOP incomum, valores fora do padrão, notas canceladas.
Integração com a apuração
Notas importadas devem alimentar diretamente a apuração de impostos e a contabilidade.
Importação de notas fiscais e Reforma Tributária
Com CBS e IBS nos documentos fiscais desde 2026, a importação de notas fiscais ganha mais um papel: permitir conferir, em escala, se os novos campos estão vindo corretos. Veja o cenário em Reforma Tributária: o que mudou em 2026 e como o escritório contábil se prepara para 2027.
Perguntas frequentes sobre importação de notas fiscais
Preciso do certificado digital do cliente?
Para buscar documentos diretamente nos ambientes da SEFAZ, sim. Por isso é importante controlar a validade dos certificados da carteira.
A importação substitui a conferência?
Não. Ela substitui a digitação. A equipe continua revisando, mas foca no que chama atenção.
Notas canceladas também são importadas?
O ideal é que o sistema identifique a situação de cada documento, para que notas canceladas não entrem na apuração.
Importação de notas fiscais no TecNovo
No TecNovo, o módulo Fiscal tem notas fiscais e importação da SEFAZ, os certificados digitais ficam nos Cadastros e tudo segue integrado para a apuração e a contabilidade. Agende uma demonstração gratuita.
Fontes: Portal da Nota Fiscal Eletrônica; Lei Complementar nº 214/2025.
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