Extrato no WhatsApp do sócio, nota no e-mail da estagiária, holerite no grupo da empresa. Quem trabalha em escritório contábil conhece o caos de receber documentos dos clientes por todos os canais ao mesmo tempo. Este artigo faz parte do guia Gestão financeira do escritório contábil: honorários, inadimplência e fluxo de caixa.
O custo de não organizar os documentos dos clientes
- Tempo procurando arquivos em conversas antigas.
- Documentos perdidos ou recebidos em duplicidade.
- Atraso no fechamento por falta de informação.
- Risco de dados sensíveis espalhados em celulares pessoais.
Como organizar o recebimento de documentos dos clientes
Defina um canal oficial
O cliente pode até mandar pelo WhatsApp, mas o documento precisa ir para um lugar único, organizado por cliente e competência.
Crie um calendário de envio
Combine datas: extratos até o dia X, variáveis da folha até o dia Y. Prazos claros reduzem cobranças.
Use solicitações rastreáveis
Quando o escritório pede algo, a solicitação deve ter data, responsável e status. Assim ninguém precisa perguntar “já mandaram?”.
Guarde o histórico
Documentos organizados por competência facilitam auditorias, consultas e a troca de responsáveis na equipe.
Documentos dos clientes e LGPD
Documentos dos clientes trazem dados pessoais de sócios e funcionários. Espalhar esses arquivos em celulares e e-mails pessoais aumenta o risco. A Lei Geral de Proteção de Dados exige cuidado com esse tratamento.
Perguntas frequentes sobre documentos dos clientes
Posso continuar usando WhatsApp?
Pode, desde que os documentos sejam levados para um lugar organizado e oficial, e não fiquem apenas no celular de alguém.
Como fazer o cliente respeitar os prazos?
Com datas combinadas, lembretes automáticos e a regra de que o que chega depois entra na próxima competência.
Por quanto tempo guardar os documentos?
Os prazos variam conforme o tipo de documento e a legislação. Organize por competência para facilitar a consulta.
Documentos dos clientes no TecNovo
No TecNovo, o módulo Escritório reúne solicitações dos clientes, documentos e WhatsApp, junto com tarefas e agenda de obrigações. A Administração traz usuários e permissões e trilha de auditoria. Agende uma demonstração gratuita.
Fontes: Lei nº 13.709/2018 (LGPD); ANPD.
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